Workplace trendy: Konec mýtů o kancelářích v Čechách

Práce se mění a s ní i pracovní prostředí. Pokud se nemění, stává se nemoderním. Strategie pracoviště se dříve zabývala pouze počtem pracovních míst a zasedacích místností a redukováním nákladů. Dnešním standardem jsou budovy s certifikáty LEED a BREEAM, které tato šetrná energetická opatření v budovách zajišťují. Tak jednoduché to však ve dnešní době není.

Šetřit náklady a myslet na ekologii už nestačí. Dnešní společnosti vědí, že potřebují vytvářet takové pracovní prostředí, které bude schopné přilákat ty nejlepší talenty, přizpůsobit se proměnlivé demografické situaci pracovní síly a zlepšovat pohodlí zaměstnanců. Toto všechno musí pracoviště splňovat s ohledem na náklady a také na čím dál více konkurenční prostředí pracovního trhu. Není to snadný úkol. Jak má tedy takové pracoviště vypadat a co vlastně zaměstnanci očekávají?

Všechno, na co jste se chtěli zeptat ohledně open planu

Každý chce něco jiného a všechny naše požadavky závisí na našem rytmu a charak- teru práce, odvíjejí se od našich pracovních návyků - jsou tedy individuální. Podívej- me se však na několik zajímavých faktů o práci v open planu, například na statistiku. Více než 50 % lidí pracujících v open space kancelářích totiž zaslechne během práce důvěrné rozhovory jiných kolegů. V otevřené kanceláři nás podle průzkumu něco nebo někdo vyruší v průměru každých 11 minut. Co se týká setkávání v kanceláři, které je vnímáno jako nezbytná součást úspěšné spolupráce mezi kolegy, ukazuje statistika studie Harvardské univerzity z roku 2017, že za propadem osobní komunikace souvisí se zvýšením elektronické interakce mezi zaměstnanci. 

Co tedy dělat, abychom byli všichni spokojeni, a zároveň se potkávali v kanceláři, komunikovali spolu a zároveň se dokázali soustředit?

Jaké procento otevřených kancelářských prostor je potřeba? Jak skloubit tyto různorodé potřeby se stávajícimi prostory a kde je nejsnazší udělat kompromis? V současné době je běžným standardem, že pracovní stoly tvoří cca 60 % užívané plochy kanceláří a zbývajících 40 % slouží dalším funkcím pracovního prostředí a pracovních aktivit - roste podíl malých zasedacích místností s kapacitou do šesti osob a upouští se od velkých konferenčních prostor, které často neefektivně zabírají místo v kancelářích a využívají se v plné kapacitě jen několikrát do roka. Je běžné, že pro větší celofiremní schůzky (townhall meeting) se využívá například prostor business lounge. Takový společný prostor "business lounge" (prostor spojující funkci kuchyně, neformálního sezení a relaxace) vytváří dnes srdce firmy, kde se zaměstnanci potkávají napříč pozicemi a funkcemi, mohou rychle a neformálně vyřešit pracovní problémy, kvůli kterým by se jinak scházeli v dohodnutých časech, a mohou strávit kvalitně čas mimo open plan nebo vyřešit telefonní hovor, kterým by jinak rušili ostatní kolegy na pracovišti.

Náš zaměstnanec - náš pán 

Zapojení zaměstnanců do tvorby pracovního prostředí je ve dnešní době základem úspěchu plánované změny ve firmě. Zpětná vazba z analýz, které pro své klienty dělá oddělení Workplace Advisory české pobočky poradenské realitní kanceláře Colliers International, ukáže managementu firmy skutečné požadavky zaměstnanců na pracovní prostředí, jejich očekávání, spokojenost či nespokojenost nejen s kancelářemi, ale také s lokalitou firmy, pracovními procesy a interní komunikací a s tím spojené další faktory. Nezávislý poradce se tak často dozvídá od zaměstnanců více než management v přímé komunikaci s podřízenými.

Firmy se dnes snaží usnadnit a zpříjemnit pobyt v kanceláři vytvářením komunitního prostředí. Se změnou přístupu k práci a vývojem technologií, které umožňují práci odkudkoli, je nutné vytvořit pro zaměstnance prostředí, kde mohou s kolegy sdílet informace, kde se mohou potkávat nejen při formálních schůzkách v zasedacích místnostech a kde se budou cítit součástí "firemní komunity".

Jedním ze způsobů, jak dosáhnout větší spokojenosti zaměstnanců, je zavedení takzvaného "concierge modelu" nebo "komunitního managera". Úkolem concierge/ komunitního manažera je starost o zaměstnance, organizace jejich denních záležitostí, organizace firemních akcí pro zaměstnance, ať už v kancelářích firmy, nebo mimo ně. Touto podporou firma umožní svým zaměstnancům soustředit se na práci a ve výsledku být produktivnější. Takový komunitní manažer dovede zařídit třeba opravu auta nebo lístky do kina či firemní turnaj v tenisu...

Tento model je dnes v zahraničí často implementován u větších korporací a na- pomáhá k vytváření maximálního pohodlí zaměstnanců. U nás ještě není zcela fungující a velké firmy s jeho zavedením začínají. Nicméně v Colliers očekáváme, že se u nás může častěji objevovat v příštích letech. Tento model pomáhá zlepšit pocit sounáležitosti zaměstnance s firmou a přispívá ke snížení fluktuace pracovníků.

S podobnou pozicí se dnes běžně setkáváme u coworkingových center, a WPA tým Colliers považuje tento trend za přidanou hodnotu každé firmy, která jej nabízí.

Zážitkové kanceláře

"Trendem je dnes jednoznačně vytvořit kancelářský prostor sloužící nejen pro práci, ale jeho prostředí má podporovat setkávání zaměstnanců, jejich inspiraci, výměnu informací a zároveň i relaxaci," říká Jana Vlková.

"Když jsou tedy zaměstnanci v práci, chceme pro ně vytvořit prostor, kde se budou cítit ještě lépe než doma."

Za poslední rok a půl v Colliers oslovili více než 1500 zaměstnanců v ČR. Z realizo- vaných průzkumů vyplývá, že zaměstnanec chce kombinovat práci z kanceláře zároveň s prací "odkudkoli, nejen z domova", což znamená, že pracovní prostředí kanceláře by mělo odpovídat domácímu "home feelingu" a současně nabídnout zaměstnancům potřebné technologické vybavení, které v domácím prostředí není běžné - kvalitní monitory pro práci, nejmodernější audiovizuální techniku pro videokonference a vzdálenou komunikaci, případně prostředí, kde je snadné si s kolegy vyměnit potřebné informace a kde jsou podporovány kreativita a inspirace. Většina zaměstnanců dnes potvrzuje, že kancelář pro ně není inspirativním prostředím a nepodporuje inovativní myšlení. Přitom dnešní práce vyžaduje vytváření nových postupů a přístupů a kreativita je v určité formě součastí téměř každé náplně práce. Je tedy důležité prostřednictvím dobře navržených kanceláří podporovat zaměstnance a jejich inovativní přístup k pracovním úkolům.

Zároveň je důležité poskytnout lidem zážitek navíc. Příkladem již dnes nemusí být třeba kulečníkový stůl nebo vybavení pro stolní tenis. Pokud to zaměstnanci neočeká- vají, může být takové vybavení pro firmu zbytečnou investicí. Někdy může být pro zaměstnance zajímavé občerstvení zdarma v kanceláři, menší firemní akce, kde je možné dozvědět se o práci kolegů a vyměnit si zkušenosti, nebo prostor pro sportovní aktivity v menším rozsahu (nemusí se jednat o plně vybavené fitness centrum, ale jen prostor pro sportovní workout). Součástí změny pracovního prostředí je často zpřístupnění střech kancelářských budov pro aktivity zaměstnanců. Pokud je terasa dobře upravena a pokryta firemním wi-fi signálem, je možné na ní i plně pracovat, relaxovat. Často se dnes setkáváme například s týmovým nebo i rodinným grilováním na terase budovy. Příkladem je pražské BB Centrum, kde všechny budovy již nabízejí nebo v blízké budoucnosti budou nabízet zelené terasy s komfortním vybavením pro klienty.

Ultimátní X-faktor

U každého představuje wow faktor něco jiného. Poradenský tým WPA v Colliers se shoduje na jedné věci: budovy se dnes určite staví se záměrem budování a vytváření komunity. Když se budovy staví jako samostatný objekt, nedokáže to zaměstnance tolik oslovit. Je důležité, že nemluvíme jenom o budovách, kde sídlí tři čtyři firmy, nýbrž o komplexu, kde se něco vytváří. Něco, na čem záleží. Někam patřit je pro mladé lidi dnes víc než jen důležité.

"The Park na pražském Chodově funguje také jako komunita," uvádí příklad Jana Vlková. "Organizuje sportovní turnaje, má komunikační platformu o službách v kom- plexu a umožňuje zaměstnancům strávit v prostředí kancelářského komplexu více času než jen mezi příchodem do práce a odchodem." Proto radíme developerům, aby při přípravě svých projektů mysleli na přidanou hodnotu, kterou jejich projekt po- skytne jejich klientům, ale i sousedům, kteří již v lokalitě žijí nebo pracují.